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Kennst du das? Du bist völlig überfordert mit allem, siehst den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr und weißt gar nicht, wo du anfangen sollst? Wie fühlst du dich in diesem Moment? Gestresst, erstarrt, unfokussiert? Du kommst einfach überhaupt nicht weiter? Dann ist es Zeit, zu priorisieren!

Bestimmt hast du schon von vielen Methoden zur Priorisierung deiner Aufgaben gehört, wie zum Beispiel der Eisenhower Matrix. „Ja, die haben mir leider überhaupt nicht geholfen“, sagst du jetzt vielleicht. Wenn das so ist, dann lass mich dir eines sagen: Priorisierung bedeutet nicht nur, dass man einer Methode folgt, sondern dass man seine Glaubenssätze und Einstellungen ändert. Denn die einzige Person, die wirklich etwas an deiner Situation ändern kann, bist du!

Das Geheimnis des Eisenhower Prinzips

Bei dieser Methode geht es um so viel mehr als nur das bloße Labeln nach wichtig und unwichtig. Wir müssen erkennen, dass wir oft viele kleine vermeintlich dringliche Aufgaben erledigen, die aber überhaupt keine Notwendigkeit oder Wichtigkeit besitzen, nur um uns vor einer gefürchteten „großen“ Aufgabe zu drücken. In unserem Artikel zu Prokrastination habe ich darüber bereits einiges erzählt, unterm Strich fühlen wir uns aber durch das Aufschieben von Aufgaben schlechter und kommen im Leben nicht voran. 

Gerade wer eine Führungsposition begleitet, muss oft entscheiden, welche Aufgaben gerade wirklich dringend sind und wie wichtig sie sind. Im Eisenhower Prinzip wird man sich darüber erst einmal bewusst. Wir erkennen damit, dass wir uns mit dem Aufschieben selber sabotieren, uns eine Lüge erzählen, um kein schlechtes Gewissen zu haben, wenn wir die Aufgabe nicht machen. Mit dieser Methode sehen wir also wieder klarer auf die vielen Aufgaben vor uns und bewerten sie rationaler. Wir ordnen sie dann nach Dringlichkeit und Wichtigkeit und delegieren sie weiter, ignorieren sie vorerst, terminieren sie auf später oder erledigen die Aufgabe sofort. Damit ist ein erster Schritt bereits getan – wir haben uns rational mit den Aufgaben beschäftigt und sind nicht vor Überforderung in eine Starre verfallen.

Auf diesem Prinzip bauen auch andere Methoden zur Priorisierung von Aufgaben auf. Auch wenn du eine übersichtliche To-do-Liste schreibst, die du dann nach Wichtigkeit sortierst oder dir erst einmal über deine Langzeitziele bewusst wirst und welche Aufgabe dich näher dorthin bringt, musst du einmal ganz sachlich über alle Aufgaben nachdenken. So kommst du aus dem Erstarren hinein ins Tun und aktivierst dich auch. Du wirst sehen, danach wird es dir auch einfacher fallen, endlich zu beginnen.

Selbstorganisation kann erlernt werden

Manchmal sind es einfach nur Gewohnheiten, die man sich antrainieren kann, um sich selbst zu optimieren. So kann man beginnen, einfach immer alles erst einmal aufzuschreiben, damit es aus dem Kopf ist oder dass man das Handy nicht neben sich auf den Schreibtisch legt, um Ablenkungen zu vermeiden.

Viele Eigenschaften der Selbstoptimierung kommen aber auch aus unserem Inneren. Es sind Glaubenssätze, die wir neu formen müssen. Dafür sind Reflexionsübungen gut geeignet, zum Beispiel das tägliche Tagebuch schreiben. So kann man seine Gedanken richtig einsortieren und herausfinden, wo man WIRKLICH hin will. Praktisch ist auch ein 5-Jahres-Plan oder ein Visionboard (mehr dazu findest du übrigens hier), um die langfristigen Ziele herauszufinden. Hat man hier erst einmal Ordnung in den Kopf gebracht, geht das Priorisieren dann viel einfacher.

Oft wurde uns auch durch unsere Eltern oder andere Bezugspersonen eingetrichtert, wer Dinge aufschiebt, sei faul und deshalb kein guter Bestandteil unserer Gesellschaft. Solche Gedanken sind sehr gefährlich! Denn wer einmal wegen wenig Energie, gesundheitlichen Problemen oder anderen Gründen an einem Tag nicht so viel schafft wie sonst, denkt dann, er ist faul. Und wer faul ist, ist automatisch ein schlechterer Mensch, der wenig im Leben erreichen wird. So entsteht ein Teufelskreis in uns, in dem wir uns immer wieder selber mit negativen Glaubenssätzen bestätigen. Wir sollten daher zuallererst erkennen, dass es nicht schlimm ist, wenn wir auch mal etwas nicht schaffen!

Wie wir Priorisierung in unser Leben holen können

Wenn du also das nächste Mal wieder vor einem Berg an Aufgaben stehst, dann horche erst einmal in dich rein. Aus welchen Gründen sträubst du dich gerade vor dem Arbeiten? Warum hast du Angst, zu beginnen? Was willst du erreichen? Was hindert dich gerade, zu priorisieren? Hast du eine emotionale Reaktion auf die Aufgaben?

Über all das und noch viel mehr musst du dir erst einmal bewusst werden und dann kannst du priorisieren. Wende gern die Eisenhower Matrix, eine To-Do Liste oder das Pareto Prinzip an, aber schaffe auf jeden Fall Ordnung in deinem Chaos! Keiner kann klar denken, wenn seine Gedanken nicht sortiert wurden! Genauso kannst du mit der Arbeit nicht starten, wenn du dir nicht genau bewusst bist, welche Arbeit wie wichtig und dringlich ist und wie lange sie dauern wird. Denke auch an das Glücksgefühl, das kommen wird, wenn du die lästigste Aufgabe bezwungen hast. 

Und bleibe fokussiert! Hüpfe nicht von Idee zu Idee, sondern versuche, mit neuen Gewohnheiten und Glaubenssätzen eine strukturierte, fokussierte Arbeitsweise zu etablieren. Und wenn es mal einen Tag überhaupt nicht funktioniert und alles blöd ist, dann ist das so. Mach dich nicht fertig, wenn du mal eine Pause brauchst. Sieh jeden Tag als eine neue Chance. Geh da raus und starte mit dem Priorisieren!

Fazit

Du hast in diesem Artikel erfahren:

• Wie du dir Priorisierungs-Methoden wirklich zur Nutze machen kannst
• Wie du Selbstorganisation erlernen kannst
• Warum du deine Glaubenssätze ändern musst, um Ordnung in dein Chaos zu bekommen

Quellen: 

https://karrierebibel.de/eisenhower-prinzip/
https://www.ionos.de/startupguide/produktivitaet/aufgaben-priorisieren/
https://www.wework.com/de-DE/ideas/professional-development/creativity-culture/how-to-prioritize-work